“มข. จับมือ ก.พ.ร. ดันเอกสารดิจิทัลเต็มรูปแบบ ลดขั้นตอนการทำงาน หนุนพลังงานสะอาด เชื่อมองค์กรรัฐสู่สากล”
วันนี้ ( 6 กุมภาพันธ์ 2563 ) มหาวิทยาลัยขอนแก่นต้อนรับคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร. ) เพื่อปรึกษาหารือและแลกเปลี่ยนนโยบายการทำงานเรื่อง ความพร้อมในการพัฒนาระบบเอกสารราชการเป็นเอกสารดิจิทัล โดยมี ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัยดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น นางอารีย์พันธ์ เจริญสุข รองเลขาธิการ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร. ) คณะผู้บริหารมหาวิทยาลัยขอนแก่นและคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร. ) เข้าร่วมประชุมกว่า 30 คน ณ ห้องประชุมสิริคุณนากร อาคารสิริคุณากร สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น
ตามที่รัฐบาลมีมติเห็นชอบ ในที่ประชุมเรื่องมาตรการอำนวยความสะดวกและลดภาระให้แก่ประชาชนในการไม่เรียกเก็บสำเนาเอกสารที่ทางราชการออกให้ การจ่ายเงินและสวัสดิการ รวมทั้งการเชื่อมโยงข้อมูลผ่านระบบดิจิทัล ที่ไม่ต้องใช้เอกสารในรูปแบบของกระดาษทำให้การติดต่อสื่อสารหรือการทำหนังสือทางราชการมีความสะดวกรวดเร็วและข้อมูลไม่เกิดการสูญหายได้ อีกทั้งมหาวิทยาลัยขอนแก่นยังเป็นมหาวิทยาลัยนำร่องในการดำเนินการพัฒนาการออกเอกสาร หลักฐานทางราชการผ่านระบบดิจิทัล และเอกสารที่ได้รับการยืนยันเป็นเอกสารดิจิทัลได้แก่ วุฒิการศึกษา และใบเสร็จรับเงิน
ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัยดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าวว่า การดำเนินการพัฒนาเอกสาร หลักฐานต่าง ๆ ให้มาอยู่ในรูปแบบของเอกสารดิจิทัล ทำให้มหาวิทยาลัยสามารถที่จะลดปริมาณของการใช้กระดาษและมีสะดวก ความรวดเร็วในการทำงานเป็นอย่างมาก ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายมหาวิทยาลัยในด้าน Ecological หรือระบบนิเวศของมหาวิทยาลัยในการพัฒนาระบบการทำงานและการเรียนรู้ด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล ที่มีความครอบคลุมทุกกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอน
“สำหรับการหารือในครั้งนี้ทำให้เรามั่นได้ว่าสิ่งที่เราได้จากการพัฒนาระบบเอกสารดิจิทัลนั้น ดำเนินมาถูกทาง ซึ่งอย่างน้อยอยู่ในมาตรฐานของประเทศที่เราได้ดำเนินการตามมติของคณะรัฐมนตรีในการเป็นหน่วยงานนำร่อง ที่สร้างความเชื่อมั่นในการทำระบบดิจิทัลนี้ขึ้นมา นอกจากนี้เราก็ต้องใช้ระบบของคนอื่นควบคู่ไปด้วย เพื่อที่จะให้เห็นความแตกต่างและนำมาปรับปรุงระบบของเราได้ โดยการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างเจ้าของเอกสารที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ใช่แค่ไฟล์ที่สแกนเป็นรูปภาพเท่านั้น แต่ในไฟล์จะต้องมีข้อมูลและทำให้มั่นใจว่าเป็นเอกสารที่เราออกเอง และในระหว่างที่นำเอกสารไปใช้นั้นจะต้องไม่ถูกแก้ไขโดยบุคคลอื่น เมื่อเกิดเหตุการณ์นั้นขึ้นระบบจะแจ้งเราทันที เรียกว่า Digital Signature ที่จะเกิดการปลอมแปลงเอกสารขึ้นไม่ได้ ซึ่งมีการใช้วิธีการแบบนี้ร่วมกันทั่วโลก ตอนนี้มหาวิทยาลัยขอนแก่นของเรามีมาตรฐาน PDF ที่มีระบบลงนามเอกสารผ่านไฟล์ PDF อยู่แล้วในปัจจุบัน และในเดือนมีนาคมนี้จะมี Adobe Creative Cloud ให้บุคลากรทั้งหมดได้ใช้กัน ถือเป็นเจตนารมณ์ของมหาวิทยาลัยขอนแก่นที่นำร่องในเรื่องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และภายในปีนี้เราต้องมีระบบที่นำผลของการดำเนินการขยายต่อไป ที่เราจะมีวิธีการ เครื่องมือ และบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นอย่างดี ” ผศ.ดร.เด่นพงษ์ กล่าว
ทางด้านสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร. ) ได้ให้แนวทางและข้อเสนอแนะในการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารดิจิทัลที่มหาวิทยาลัยขอนแก่นมีศักยภาพในการดำเนินการได้เป็นอย่างดีและมีขั้นตอนในการทำงานที่มีมาตรฐาน แต่ยังมีอุปสรรคในเรื่องของการรับข้อมูลจากภายนอกที่ยังไม่มีการตรวจสอบที่แน่ชัด ทำให้มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้รับแนวทางที่จะนำมาพัฒนาระบบให้ครอบคลุมต่อไป
นางอารีย์พันธ์ เจริญสุข รองเลขาธิการ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร. ) เผยถึงศักยภาพของมหาวิทยาลัยขอนแก่นในการพัฒนาระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ว่า มหาวิทยาลัยขอนแก่นมีศักยภาพและความเป็นไปได้ที่จะประสบความสำเร็จในเวลาที่กำหนดอย่างมาก เนื่องจากมหาวิทยาลัยขอนแก่นได้วางขั้นตอนเอาไว้ในการเข้าสู่ความเป็นดิจิทัลอย่างถูกทาง โดยเริ่มต้นตั้งแต่การปรับวิธีคิดใหม่ การกำหนดเป้าหมาย และการแก้ไขร่างระเบียบต่าง ๆ ที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานนั่นคือการวางโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญ ซึ่งจุดเด่นอีกอย่างหนึ่งคือ การคิดในเชิงเทคนิคต่าง ๆ ที่มีองค์ประกอบ การผสานความร่วมมือที่มีการรับผิดชอบกันโดยตรง อาทิ มาตรฐานของเอกสารที่ต้องมีความปลอดภัย หรือได้รับการยอมรับจากบุคคลภายนอก การให้ความสำคัญกับการเชื่อมโยงข้อมูลเอกสารดิจิทัลที่สามารถนำไปเชื่อมต่อกับหน่วยงาน อื่น ๆ ได้ ซึ่งทางสำนักงานพัฒนาดิจิทัลได้เข้ามาช่วยเหลือในประเด็นนี้ด้วย
“ประทับใจมหาวิทยาลัยขอนแก่นที่ทำให้เห็นถึงทิศทางในการทำงานที่วางขั้นตอนไว้อย่างชัดเจน ตั้งแต่เรื่องง่าย ๆ อย่าง การสร้างการยอมรับกับบุคลากรภายในมหาวิทยาลัย การกำหนดแนวทางให้เป็นการทำหน้าที่ของบุคลากรทุกคน สิ่งนี้ถือเป็นปัจจัยที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ ท้ายที่สุดเมื่อทุกอย่างครบองค์ประกอบจะได้รับการยอมรับ เนื่องจากว่าเราเข้าสู่โลกดิจิทัลที่จะทำให้บุคลากรทำงานง่ายขึ้น นักศึกษาไม่ต้องไปจัดเก็บเอกสารแล้วเอกสารหาย สามารถที่จะเรียกจากฐานข้อมูลนำมาใช้ได้ เมื่อระบบนี้ประสบความสำเร็จก็จะขยายผลไปสู่งานอื่น ๆ ที่เราต้องปรับตัวให้เข้าสู่ความเป็นดิจิทัลต่อไปในอนาคต” นางอารีย์พันธ์ กล่าว
ทั้งนี้มหาวิทยาลัยขอนแก่นและคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) ได้แสดงออกถึงความร่วมมือต่อการนำเสนอแนวทาง อุปสรรคของการดำเนินการ และการพัฒนาระบบดิจิทัล เพื่อที่จะทำให้เอกสารหรือหลักฐานต่าง ๆ ที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษมาเป็นเอกสารดิจิทัล ที่จะทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บและการเชื่อมต่อข้อมูลที่มีความสะดวก รวดเร็ว เท่าทันยุคสมัยในปัจจุบัน ซึ่งหากสำเร็จจะเป็นองค์กรนำร่องสู่สถาบันการสึกษาอื่น ๆ หรือหน่วยงานอื่น ๆ เพื่อยกระดับประเทศให้เข้าสู่ความเป็นสากล
มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้ให้ความสำคัญในการประชุมครั้งนี้ โดยเชิญ ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง รับฟังนโยบายร่วมขับเคลื่อนงานร่วมกัน ประกอบด้วย ผศ.ดร.พิพัธน์ เรืองแสง ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัยดิจิทัล
ผศ.ดร.ภัทรวิทย์ พลพินิจ ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผศ.ณัฐพัชญ์ อนันต์ธีระกุล ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการศึกษา ดร.กิตติ์ เธียรธโนปจัย ผู้อำนวยการสำนักเทคโนโลยีสารสนเทศ นายธัญญา ภักดี ผู้อำนวยการกองบริหารงานกลาง นางเพียงเพ็ญ ภาคอุทัย ผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี นายสถิตย์ แก้วบุดตา ผู้อำนวยการกองทรัพยากรบุคคล และนางเนตรดาว จำเริญดารารัศมี ผู้อำนวยการกองการต่างประเทศ
ข่าว : จิราพรประทุมชัย / วนิดา บานเย็น
ภาพ : สรายุทธ ขินหนองจอก
นักศึกษาฝึกประสบการณ์ กองสื่อสารองค์กร